“Mijn Mail ((Alvast wat meer lezen en de verborgen mogelijkheden van Mail naar boven halen? Lees dan zeker het weblog van Tim Garden - Hawk Wings.)) programma is mijn vriend geworden, ik heb een lege Inbox en heb tijd om de wereld te verbeteren”. Rot op, hoor ik je denken. Werkelijk waar, mijn Inbox van mijn mail programma is leeg. Dat was vroeger wel anders. Ik kreeg gemiddeld zo’n 120 e-mail berichten in mijn Inbox, waarvan 80% spam, 10% berichten of irrelevante meldingen en 10% zakelijke berichten. Het opruimen van van mijn Inbox koste me per dag zeker een half uur. Met een diepe zucht startte ik dan ook Mail na twee weken vakantie.
Dat moet veranderen dacht ik en ging op onderzoek naar middelen die dit proces moesten vereenvoudigen. Dat is me gelukt. Hoe heb ik dat gedaan?
Spamfilter
De spamfilter van Mail werkt, maar naar mijn mening niet naar behoren want er druppelde altijd wel wat door. Ik heb heel veel Spamfilters geïnstalleerd en getest. Er kwam er bij mij 1 bovendrijven. Spamsieve stak met kop en schouders boven de andere uit, qua snelheid, het configureren en het afvangen van spam. Ik gebruik Spamsieve nu een half jaar en het is zo accuraat dat ik geen spam meer zie, het aantal spamberichten is zelfs afgenomen. Dus 80% minder berichten in mijn Inbox.
Mail ophalen
Standaard werd mijn e-mail om de 10 minuten gecontroleerd. ‘Tada’ zeiden de speakers en er was weer een e-mail binnengekomen. Automatisch stopte ik dan mijn werkzaamheden om te kijken van wie deze mail afkomstig was en of ik moest handelen. Vaak was dit een zinloze tijdverspilling. Nu wordt mijn e-mail om het uur gecontroleerd. Ik kan in een uur lekker doorwerken en meer gedaan krijgen. Het controleren van mijn e-mail berichten is nu een lekkere ‘break’ geworden. Mijn grootst misverstand was dat ik klanten gelijk moest beantwoorden, en dan moest ik zelf van twee uur wachten op antwoord. Klanten en vrienden merken er niets van dat jij je mail om het uur leest, alleen dat jij je werk eerder af hebt en een stuk relaxer bent.
Setup van de Mail folders
Ik heb de setup van mijn folder drastisch aangepast, mede om de plugins Growl, Mail Act-on en MailTags optimaal te gebruiken. Dit koste me een hele dag, maar het was het waard. De mogelijkheden van deze plugins zijn zo groot dat ik daar apart over zal berichten. Volgens David Allen moet je binnenkomende e-mail snel scannen en daarnaar handelen. Ideaal heb je zo’n 4 a 5 folders nodig.
1. Urgent
2. Actie en reactie
3. Wachten
4. Archief
Volgens David Allen moet je je ontdoen van zoveel mogelijk ballast. Je scant de titels van de berichten of leest ze snel door. Niets zeggende en onbelangrijke berichten verwijder je meteen van je systeem. Berichten die meteen een actie vereisen verplaats je naar Urgent. Berichten die kunnen wachten maar op korte termijn een actie vereisen verplaats je naar de Actie en reactie folder. Berichten die lange tijd kunnen wachten maar ook een antwoord of actie nodig hebben gaan naar de folder wachten. ALLE berichten die je wilt bewaren of berichten die een week of ouder zijn gaan naar de map Archief ((Zelf heb ik een iets andere indeling, gelang mijn werkzaamheden en actuele projecten en actieve klanten)). Dit is de basis en het werkt.
moet je je ontdoen van zoveel mogelijk ballast. Je scant de titels van de berichten of leest ze snel door. Niets zeggende en onbelangrijke berichten verwijder je meteen van je systeem. Berichten die meteen een actie vereisen verplaats je naar Urgent. Berichten die kunnen wachten maar op korte termijn een actie vereisen verplaats je naar de Actie en reactie folder. Berichten die lange tijd kunnen wachten maar ook een antwoord of actie nodig hebben gaan naar de folder wachten. ALLE berichten die je wilt bewaren of berichten die een week of ouder zijn gaan naar de map Archief ((Zelf heb ik een iets andere indeling, gelang mijn werkzaamheden en actuele projecten en actieve klanten)). Dit is de basis en het werkt.Na het verplaatsen van de berichten en je het legen van je Inbox behandel je de mail in de map Urgent. Heb je dit gedaan dan kunnen de e-mails naar de map Archief. Hierna ga je verder met je werkzaamheden en raadpleeg je Mail weer na een uur. De berichten in de folder Actie en reactie behandel je 3 maal per dag, de berichten in de folder Wachten 1 maal per dag of 2 dagen. En om de folders leeg te houden en overzichtelijk; berichten na een actie meteen verplaatsen naar Archief.
Via de Smartfolders en superieure zoekfunctie van Mail is het heel eenvoudig om binnen de Archief folder berichten terug te vinden ((Zelf heb ik binnen de Archief folder ook een Sent folder gemaakt om al mijn verzonden berichten op te slaan)).
Ik hoop dat je al een beetje een idee hebt gekregen hoe mijn Inbox leeg is geworden. Dit is nog maar het begin. Via verschillende plugins, Applescript, en gezond verstand gaan we de komende weken de potentie van Mail ten volste benutten.
Voeg bericht toe aan: 
