Ploink!Brothers

Dit is er weer eentje uit de oude doos. “Tijdens het opruimen van mijn iBook ben ik een aantal documenten tegen gekomen waarvan ik de herkomst niet meer kan achterhalen”. Het volgende artikel beschrijft een eenvoudig stappenplan om tot een jaarverslag te komen. Intern gebruiken we dit plan nog steeds met succes.

1. Analyse
   De eerste stap die iedereen heel eenvoudig kan zetten, is de mening te vragen van de ontvangers van het jaarverslag. Wat vinden zij eigenlijk van de publicatie? Waaraan moet je meer/minder aandacht schenken? Welke thema’s zijn door mensen uit de verschillende groepen gesuggereerd?
2. Bijeenkomsten
   Een goede voorbereiding is het halve werk. Beleg daarom tijdig bijeenkomsten over:
   • organisatie en team-samenstelling, inclusief de vraag wat intern moet gebeuren en wat extern, wie de hoofdaannemer wordt en wie de onderaannemer.
   • rapportage analyse van het laatste jaarverslag (wat moet er beter).
   • formuleren communicatiedoelstellingen.
   • thema of thema’s en globale inhoud.
   • het vaststellen van de randvoorwaarden: beschikbaar budget, oplage, doelgroep, schrijstijl, vorm, succesfactoren, tijdspad.
3. Team-samenstelling
   In deze fase maak je een aanvang met het benaderen van insiders en het selecteren van externe leveranciers: vormgever(s), fotografen, schrijver(s), drukkerij.
4. Presentatie aan de top
   Alvorens met de uitwerking te beginnen, wordt aan de top van de organisatie een voorstel van de inhoud overlegd. Aan de orde komen hier: het thema, de globale inhoud, de globale hoofdstukindeling, team-samenstelling, alsmede een voorstel voor de vorm (uitgangspunten en grondgedachten).
5. Briefings en opdrachten
   Geef briefings en scherpomlijnde opdrachten. Laat voor alle betrokkenen de nodige vrijheid binnen de opdracht, maar zorg er wel voor dat de levertijden vastliggen.
6. Conceptontwikkeling vorm
   Bepaal verder zaken als het formaat, de ‘feel’ van de te gebruiken papiersoort(en), verbeelding van het thema, eenheid van stijl door het hele boek heen, verbindende vormen (door typografie en indeling, door fotografie en door illustratie), kleurgebruik, voorbeeldpagina’s, bodytekst en financiële pagina’s. Schakel de drukker op tijd in en bestel in overleg tijdig de gekozen papiersoort.
7. Eerste tekstconcepten
   Deze fase wordt gevolgd door een beoordeling, een bespreking met de schrijver(s) en het meegeven van opmerkingen en suggesties voor verwerking in het tweede tekstconcept.
8. Inhoud afronden
   Interne en externe leveranciers leveren de herziene teksten aan en er vindt eindredactie plaats. Zorg verder voor het schrijven van het voorwoord. Denk ook aan een hoofdstuk met belangrijke ontwikkelingen en vooruitzichten, een inhoudsopgave, colofon en, voor zover relevant:
   • vertalingen;
   • uitgifte aan vertalers;
   • controleren van vertalingen door ‘native speakers’ binnen de eigen organisatie.
9. Definitieve vormen maken
   De grafisch ontwerpers gaan aan de slag. In deze fase gebeurt de selectie van het beeldmateriaal, het bepalen van de uitsnedes, scannen, lithografie, het combineren binnen de lay-out van zetwerk en financiële gegevens, beelden en grafische weergaves.
   De uitdraai leidt tot een dummy: een voorstel voor compleet opgemaakte pagina’s, inclusief cover en/of verpakking. Gevolgd door een presentatie aan de top van de organisatie.
10. Productie van het jaarverslag
    De daadwerkelijke productie van het jaarverslag vangt aan. Achtereenvolgens: films maken, proefdrukken, drukken (controle aan de pers), de productie van een afgewerkt proefexemplaar, en verdere afwerking.

Gerelateerde links:

• Negen tips om te scoren met uw jaarverslag
• Tips om uw jaarverslag onderscheidend te maken

Voeg bericht toe aan: